Dit reglement is van toepassing binnen Zorgende hand Rotterdam en heeft betrekking op alle verwerking van persoonsgegevens van cliënten volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen om de zorg- en dienstverlening van Zorgende hand Rotterdam mogelijk te maken. Het gaat zowel om persoonsgegevens die op papier staan als om elektronisch opgeslagen persoonsgegevens.

De registratie bevat gegevens over de cliënten aan wie zorg wordt verleend of voor wie zorg wordt bemiddeld. Het doel van de registratie is:

• Een praktische uitwerking te geven aan de bepalingen van de AVG.
• Het systematisch kunnen beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor het verlenen van verantwoorde cliëntenzorg en dienstverlening.
• De reeds verleende zorg te kunnen verantwoorden.
• Het generen van informatie ter bewaking, toetsing en verbetering van de kwaliteit van de zorgverlening door de instelling.

Cliënten die niet in staat of bevoegd zijn om zelfstandig hun rechten uit te oefenen worden bij de toepassing van dit reglement als volgt vertegenwoordigd:

• Indien de cliënt jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderslijk gezag uitoefenen wel de voogd in plaats van de cliënt.
• Hetzelfde geldt voor de cliënt die de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt, maar nog niet de leeftijd van achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter jaar.
• Indien de cliënt in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen treden naast de cliënt zelf diens ouders/voogd op.
• Indien de cliënt in de leeftijdscategorie van zestien tot achttien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt, in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op.
• Indien de cliënt achttien of jaar ouder is en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt, in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:
  • De curator of mentor indien de cliënt onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld;
  • De persoonlijk gemachtigde indien de cliënt deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persoon niet optreedt;
  • De echtgenoot of andere levensgezel van de cliënt deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persoon niet optreedt;
  • De echtgenoot of andere levensgezel van de cliënt, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt;
• Ook indien de cliënt die de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt, wel in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mogelijkheid een ander persoon schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwoordiger te treden.
• De toestemming kan door de cliënt of zijn vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.
• De persoon, die in plaats treedt van de cliënt, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de cliënt zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken.
• Indien een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verantwoordelijke zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na jegens deze vertegenwoordiger.

De gegevens die in de registratie worden opgenomen hebben hoofdzakelijk betrekking op de persoon van de cliënt, diens zorgbehoefte, de verleende zorg, en de administratieve en financiële afhandeling daarvan. Meer in het bijzonder gaat het om de volgende gegevens:

• Personalia (naam, BSN, adres, woonplaats, geboortedatum etc.)
• Inzage in sociale en financiële gegevens
• Huisarts, paramedici en medisch specialisten
• Anamnese
• Medicatie
• Zorgplan
• Zorgactiviteiten
• Zorgdossier
• Domotica gebruik
• Contactgegevens van de contactpersoon/mantelzorger(s)
• Taakomschrijving van de contactpersoon/mantelzorger(s)
• Eigen verklaring van de cliënt omtrent de vastgelegde gegevens.

Teneinde de verwerking van persoonsgegevens te voorzien van een rechtmatige basis zal Zorgende hand Rotterdam zich aan de volgende regels houden:

• Persoonsgegevens worden in overeenstemming met die reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
• Persoonsgegevens worden niet(verder) verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
• Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Dit omschreven doel, alsmede dat de aard en de omvang van de verzamelde gegevens dusdanig is, dat het doel van de registratie daarmee wordt bewerkstelligd.
• De verantwoordelijke verwerker is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van persoonsgegevens. Zijn handelwijze met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt beperkt door dit reglement. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement.
• De verantwoordelijke heeft de plicht ervoor zorg te dragen dat een niet aan zijn rechtstreeks gezag onderworpen bewerken van de persoonsgegeven zich contractueel gebonden weet aan dit reglement.

Persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid, handicap of beperking mogen slechts worden verwerkt indien de betrokkene voor deze verwerking zijn nadrukkelijke toestemming heeft verleend. De verantwoordelijke informeert elke cliënt die ingeschreven staat over de wijze waarop Zorgende hand Rotterdam met de persoonsgegevens omgaat.

Voor uitwisseling van persoonsgegevens tussen medewerkers van Zorgende hand Rotterdam is geen expliciete toestemming van cliënt vereist voor zover deze uitwisseling van belang is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen betrokkene en Zorgende hand Rotterdam en noodzakelijk is voor een goede behandeling of verzorging aan betrokkene dan wel het beheer en management van Zorgende hand Rotterdam.

Voor de verwerking van persoonsgegevens die bestaat uit het verstrekken van persoonsgegevens aan personen buiten Zorgende hand Rotterdam of aan andere instellingen is de toestemming van cliënt vereist. Voor de gevallen waarin aan die vereiste niet behoeft te voldaan volgt Zorgende hand Rotterdam de regeling in de WGBO (art 7:457 BW). Dit betekent dat geen toestemming is vereist indien de verstrekking plaatsvindt op grond van een wettelijk voorschrift (lid 1) aan de vertegenwoordig van de cliënt (lid 3) of aan andere binnen een ‘’zorgverlener bij de uitvoering van de overeenkomst cliënt als bedoeld in lid 2 van art 7:457 BW.

De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van, alsmede het recht op verstrekking van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens.

De gevraagde inzage en of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 3 weken, plaatsvinden, respectievelijk worden verstrekt.

Inzage en afschrift van deze gegevens kan worden geweigerd of beperkt op grond van gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker. Een besluit tot weigering of beperking van inzage en afschrift wordt genomen door de directie van Zorgende hand Rotterdam.

Op uitdrukkelijk verzoek van de cliënt worden de verzamelde persoonsgegevens aangevuld, gecorrigeerd, afgeschermd voor derden of verwijderd/vernietigd. De cliënt kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijke voorschrift, in de verwerking voorkomen.

De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen 3 weken na ontvangst van het schriftelijke dan wel mondelinge verzoek tot aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging in hoeverre hij daaraan wil voldoen. Niet gehonoreerde verzoeken worden schriftelijk gemotiveerd.

Een gehonoreerd verzoek tot verwijdering/vernietiging van gegevens wordt binnen 2 maanden na honorering uitgevoerd.

Persoonsgegeven worden tot vijf jaar na beëindiging van het contract met de cliënt bewaard, tenzij met de cliënt schriftelijk een langere bewaartermijn is afgesproken. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegeven is verstreken worden de persoonsgegevens binnen een termijn van 2 maanden verwijderd/vernietigd.